コミュニケーションからプロジェクト管理まで。デザイナーを支える「Notionの役割と活用法」～Notion meetupイベントレポート～ 

ReDesignerでは、2021年2月22日にNotion Labs Incの西さん、Notion Tokyo Communityの近藤さん、Notionのタスク管理術が話題となったスワンさん、Goodpatch Anywhere事業責任者の齋藤をゲストに迎え、Notion Meetup powered by ReDesignerを開催しました。

今回はNotionの目指す姿やNotion Tokyo Community、Notionの活用法についてお届けします。　

Notion Update 2021年のNotion

西　清勝（Kiyokatsu Nishi）｜Notion Labs Inc ゼネラルマネージャー　日本担当

西さん：私は2020年9月にNotionに入社し、日本の営業・マーケティングを始めビジネスオペレーション全般を担当しています。プライベートではNotionを活用して温泉ギャラリーを作っています。

本日は、全世界で1000万人以上に使われているNotionが2021年に目指す姿についてお話しします。

全ての情報が整理整頓・管理できる

まず、Notionについて簡単に説明します。Notionは情報を整理整頓・管理することが目的のツールで、オールインワンで全ての情報を管理することができます。さらに、自分好みに合わせてカスタマイズできるのが大きな特徴です。

Notionは主に以下の3つの使い方があります。

Team Wiki

チームの情報をNotionに収納し、必要なときにいつでも引き出せるようにする。

Projects & tasks

カンバン形式やガントチャートなどで情報を整理し、プロジェクトやタスクのマネジメントに活用する。

Note & docs

議事録や提案書などのドキュメントをNotionにアップロードし、ドキュメント管理ツールとして活用する。

2021年、Notionは日本のツールへ。様々なツールとの連携が可能に

2021年、Notionは日本語で利用できるようになり、使い方やユースケースなど、日本語で確認できるものが豊富になります。

さらに、日本語でサポートが受けられるようになります。また、サポートの一環として使い方や意見交換ができるコミュニティーの構築を実現させていきます。すでに日本公式ツイッターアカウントやユーザー事例ページを開設したり、全国にNotionコミュニティの構築を始めています。

実はNotionは、共同創業者のIvanとSimonが京都に住んでる時に開発したツールで、日本のクラフトマンシップやホスピタリティなど、細部へのこだわりからインスピレーションを受けています。その結果はNotionの洗練されたUI/UXに反映されています。IvanとSimonが日本で開発したツールを、今日本中の沢山の方が使ってると思うと感慨深いですね。

現在Notionで連携可能なツールはSlackのみですが、2021年春にAPIパブリックベータを公開するので、様々なツールとの連携が可能になります。
（追記：先日APIパブリックベータが公開されました→https://developers.notion.com/ ）

Notionをより簡単に、効率よく、自分好みに使うことができることで、よりNotionが日本のデザインを盛り上げることもできるし、世界中のデザイナーが持つ課題を解決することができるかもしれません。

私がNotion化していること

スワン｜事業デザイナー

スワンさん：こんにちは！名字が白鳥なので、みんなからスワンと呼ばれています。19991年群馬生まれ。大学では油画を専攻していました。独学でデザインの勉強を始めて卒業後はサイバーエージェントやメルペイなど、toB、toCのプロダクト開発に携わってきました。去年から新しい事業の準備、事業連携、YouTubeやnoteで情報発信をしております。2021年1月に初の著書『あなたの24時間はどこへ消えるのか』を出版いたしました。

私はNotionを

1. 情報を「管理する」

2. 情報を「記録する」

3. 情報を「使い回す」

ツールとして活用しています。

情報を「管理する」

まず一つ目は、情報を「管理する」こと。

私はNotionでタスク、物のストック、サブスクリプションサービスの管理をしています。

実際Notionの画面を見せながらご紹介します。

毎日のタスク

先週の私のToDoリストです。

毎週月曜日にToDoリストを作って一週間分の全てのタスクを書き込んで順番にチェックを埋めています。タスクは仕事を含め、買わないといけないものや「親にメールを返す」など細かいものまで書き込んで管理をしています。To Doリストはもはや第二の脳です。

さらにこのページをテンプレート化し、使い終わったらアーカイブして毎週新しいリストを作成して使っています。

また、アイコンは「その週の気持ち」を反映して設定しているので、自分の心理状態を把握することもできます。この週のアイコンは「寒かったなぁ」という思いを込めて雪だるまをつけています。

服リスト

私は、物のストック管理もNotionで行っています。

今回は服のリストを例としてお話しします。実は服を買ったのにあまり着ることがないという負のサイクルに陥りがちで、それを防ぐためにNotionで管理するようになりました。

持っている服は、種類や季節や色などタグ付けして管理をしていて、その結果所持している服の数を大幅に減らすことができました。また、スマホでこのページを確認しながら買い物することで本当に必要な服が見極められて時短にも繋がります。そして捨てた服も記録をしているので、結局着なくなるような服を買うこともありません。

サブスクリプションの管理

また、サブスクリプションサービスを月額と年額のカテゴリーに分けて管理をしています。

サブスクリプションサービスの料金は自動で引き落とされるので、お金の流れを見落としがちです。しかしこうやって記録することでお金の流れが見えるようになり、本当の意味でお金＆情報を自分で管理することができるようになります。

個人的には、このページをマネーフォワードと見比べながら家計簿としても活用しています。

情報を「記録する」

次に情報を「記録する」です。

成長、仕事の進捗など特に副業をしている方は定量で測れない部分があるかもしれません。Notionは情報を階層的に記録することができるため定性的な部分も振り返ることができます。

私の活用事例をいくつかご紹介します。

• 本のログを取る。

• SNSのフォロワー数を記録、分析する。

• 作業時間のログを取る。

順番に詳しく説明していきます。

読書リスト

実際私が使っている読書リストです。

漫画、実用書を含め読んだ本は全て記録。今は本と漫画に分けて2カラムに分けて記録をしています。2015年から記録をしていて、例えば新卒の頃とか転職したタイミングで読んだ本を見返すことで当時の悩み、興味関心がストレートに現れるので面白いです。また、何冊を読んだかが分かって「もう一冊読みたい！」とモチベーションに繋がったりもするので、すごくおすすめです。

分析、運用

二つ目がSNSや配信の分析や運用です。

YouTubeネタ帳として動画の情報をまとめたり、実際の反応を記録しています。Twitterも2018年からログを取っていて「投稿時間」「ツイート内容」「反応」「伸び具合」を分析して次に活かしています。

作業時間

これは私の作業時間のログでパートナー企業との仕事でかかった作業時間の記録をしています。

このように数字を記録していれば請求書の精査をするとき何にどれくらい時間がかかったかわかる上に自分がどの作業にどれくい時間をかけたのかわかるので、非常に便利です。

情報を「使い回す」

最後は、情報を「使い回す」です。

私は、何かに集中すると色んなことが頭の片隅から出ていってしまい物忘れが激しくなります。例えば旅行で忘れ物をしたり、住民票発行の仕方を忘れたり、調べてもまた忘れての繰り返しです。

そんな私にとってNotionはある意味秘書のような役割を果たしてくれています。

情報を記録し、いつでも引き出して使い回す。
情報を「使い回す」活用術を詳しくご紹介します。

持ち物リスト

これは登山に行くときの持ち物リストです。

登山は持ち物が多い分、忘れ物をする可能性が高く、忘れると致命的な物もあるので漏れなく持ち物を用意する必要があります。そういう時に必要なものを着るもの、食事、電子機器といったカテゴリーに分けてまとめておくと安心です。

頻繁に確認することを記載した、自分だけのマニュアルを作っておくとより楽にかつ安全に楽しむことができます。

行政文書の手続き

パスポートの申請や更新など、定期的に更新する必要があるものは「手続きに何が必要だっけ？」となることが多く、調べても情報が古かったり右往左往することがあります。

そのため、一回手続きをしたものは全てWiki化し、それに沿って手続きや申請を行っています。「自分用Wiki」を作成することで、調べる手間が必要なくなるので楽になる上、時短にもなります。

仕事の意思決定リスト

仕事を受けるか受けないか。副業をされている方なら悩む方も結構多いのではないかと思います。

実は私もそのような悩みを抱えている時があり、自分がどういう価値観で、何を軸に仕事を選んでいるのか認識できてない時もありました。

その時、仕事選びの軸として作ったのが「仕事選びリスト」です。これを参考にすると自分と相手の両方が快適に仕事に取り組むことができるのでいつもこのリストを確認しながら仕事を選んでいます。

軸を言語化することでぶれない意思決定ができたり、より有意義にキャリアを積んでいくことができるのでおすすめです。

今日は情報を「管理する」「記録する」「使い回す」、三つの使い方のご紹介をさせていただきました。

Goodpatch AnywhereにおけるNotionの位置付け

齋藤 　恵太（Keita Saito）｜Goodpatch Anywhere 事業責任者

制作会社を経て、2013年にグッドパッチにジョイン。代表的事例はマネーフォワード iOS(2014)やFiNC Technologies のアプリ・サービスデザイン。コミュニケーションを重視し長期的に案件に関わるスタイルで数々の組織の成長を体感、良いプロダクトやサービスを生み出す組織について研究を行っている。2018年10月よりフルリモートチームによるデザイン提供を行う「Goodpatch Anywhere」を事業責任者として立ち上げ、フルリモートにおける共創デザイン手法を確立。現在250名超の組織に成長しGoodpatchの業績成長を牽引している。

齋藤さん：改めまして、Goodpatch Anywhereの事業責任者の齋藤と申します。Goodpatchで二番目に古い社員です。ずっとクライアントワークをやっていたのですが、新規事業をやってみないかと声をかけてもらいフルリモートデザイン組織、Goodpatch Anywhereを立ち上げました。

フルリモート組織にとってNotionはオフィス

Goodpatch Anywhereでは用途に合わせて様々なツールを使用していて、コミュニケーションはSlackとZoom、雑談はDiscord、そしてNotionはオフィスという意識で使っています。

僕らはオフィス設計において、コミュニケーションとナレッジを重視しています。自由な発想、形でコラボレーションしていく必要があるので真面目になりすぎないようなオフィスを設計しています。

その結果、オフィスエントランスはこのようになっています。

オフィス全体の設計としては委員会、ガレージ、面談室があり、会社ごっこ、学校ごっこ的なノリから色んなものが生まれています。

なぜNotionなのか

Notionを使っている理由は、仕事の質をあげたいからです。

仕事をレベルで分けてみるとこんな感じです。この中でNotionはレベル3（データベース化：データ集積、再利用、チーム内共有の高度化）に入るんじゃないかなと。また。1の力で生み出したデータが1箇所だけでなく、様々な場所で効果を発揮することがデータベース化の肝になります。

将来的には、アプリケーション化していきたいです。ただし、僕らはエンジニア集団ではなくデザイナーが中心の組織で、アプリケーションをどんどん作っていくことは難しく、皆のアクセスのしやすさやなじみやすさを考えるとNotionのレベルが今の組織のフェーズには合っていると考えています。

プロジェクトにデータベースを活かす

プロジェクトにデータベースを活かしていくため、様々なことに取り組んでいます。

デザイン参考データベース

各プロジェクトでデザインの参考にしたいものを集め、デザインコレクションを作っています。また一箇所にまとめとおくだけではなく、データの再利用性を上げるためポータルページからも確認できるようにし、他のプロジェクトでも活かせるように工夫しています。

図書館

チームメンバーが読んだ本や、参考にすべき本を図書館/感想文データベースにしていて、プロジェクト名でフィルターをかけて簡単に引き出せるようにしています。

面談室

Goodpatch Anywhereでは1on1が盛んで、どんどん内容も記録として溜まっています。メンターとの1on1とは別に、週に一回30分、好きな人に話を聞きにいく「ご指名1on1」という制度もあります。Goodpatch Anywhereは初めて集まるメンバーということが多く、コミュニケーションの機会をたくさん作ることをすごく大事にしています。

議事録

基本的にドキュメント管理は全て同じデータベースで行い、なるべくテンプレートから新規項目を作るようにしています。

テンプレートの活用を重要視しているのはなぜかというと、ミーティングのやりかた自体の改善を継続的に行うためです。テンプレートがないと改善のアイディアが発生するたびに全員へ周知する必要がありますが、テンプレートを使うことで、テンプレート自体を修正するだけで全員がそのアイディアに自然と適応することができます。

案件共有会

案件の共有会では週1で各プロジェクトから1人ずつ参加し、進捗状況、よかった事例などを共有しています。この共有会で発表した各プロジェクトのページを共有会のまとめページにリンクさせることでナレッジ生成に取り組んでいます。

また、Notion Chance!というタグを作り、会議中に残したいと思った内容にタグ付けし、その項目をタイトルにしたページをナレッジDBに作成します。そうすることで発表からナレッジ生成までスムーズにつなげることができます。そしてナレッジデータベースにたまったものは、エントランスに露出したり、再利用できるように工夫しています。

組織への浸透が大事

組織においてツールを使うということは、いかに組織にツールを浸透させるのかとも言い換えることができます。どんなに良いツールでも組織への浸透の仕方を間違えるとアレルギー反応を起こし、全然使ってもらえないという場合もあります。

「オフィスだから給湯室欲しいよね」というメンバーの声から、コメントでスレッドを立ててコメントでコミュニケーションをしていくコーナーを作りました。

例えば「おすすめの本を知りたい」「ダイソンユーザーあつまれ」というスレッドでは、コメントだけでコミュニケーションをするというエリアに。フォローをすれば誰か更新すると通知が届くので、リテンションの高い掲示板が出来上がります。

そしておはようコーナー。

自分の気持ちを表す天気を選んで「おはよう金曜日」とか「風強すぎ」とか一言呟くというコーナーで、この投稿にもお互いコメントができるので、気軽にコミュニケーションができます。

Notionの中にもカジュアルなコミュニケーションを混ぜていくことが非常に大事なんじゃないかなと思います。

浸透させるのは、デザイナー

ツールの浸透させることは、デザイナーの仕事だと思います。

最初のハードルをなるべく下げる、なるべくリテンションを生むような仕掛けにする点は、デザイナーがまさにUI/UXで考えていることですよね。仕組みだけで回らないところは愚直に手を動かしたり、泥臭く声かけをしたりすることも含めて浸透施策を考えることは、デザイナーとしてもやりがいがあることなんじゃないかなと思います。

会社でのNotion活用 | Notion公式アンバサダー　近藤 容司郎

近藤さん：僕は株式会社ノースサンドに勤めていて、2018年にNotionと出会い、使い始めてその魅力に魅了され、自社で全社導入しました。それ以外にもNotionが好きすぎて、Notionの公式アンバサダーと認定コンサルタントをやっています。また所属しているNotionのユーザーコミュニティーNotion Tokyoではイベントを開催したり、Slackの運用もしています。

社内コミュニケーションからプロジェクト管理まで

次に、自社でどのようにNotionを活用しているかをご紹介します。

自社ではNotionを社内コミュニケーションの場として活用しています。自社のミッション、ビジョン、コアバリュー、行動指針のページを作ったり、就業規則や福利厚生、社内ガイドラインなどのイントラネットをNotionに集約しています。

それ以外では社員旅行のしおりを作成したり、社内イベントの写真共有ツールとしてもNotionを活用しています。社員旅行ではNotionを活用したことで、リアルタイムで情報更新ができたり、予定表を共有することができたおかげで大人数でのコミュニケーションをスムーズに行うことができました。

また、Notionをナレッジの格納する場所としてだけでなく、面白い場所にしたいと思い作ったのが社員一覧です。ただ社員を紹介するのではなく、コラ画像を作って紹介するようにしたら社内の反応がよく、社内でNotionが流行るきっかけになったと思います。

業務上では、営業管理システムを作ってリード管理をしたり、プロジェクト管理をしたり、Webサイトの更新に伴うデザインFBなどの修正をNotionで行っています。

また個人的にはCSS Frameworkをまとめたり、アイコンをNotionから直接DLできるように素材の管理をしたり、参考になった文献を管理するデザインブックマークとして幅広い領域でNotionを活用しています。

Notionを作成するときの3つのポイント

Notionで情報を記録、管理、活用する時に大事な3つのポイントをご紹介します。

• UI/UXを意識して作る

Notionはカスタマイズの自由度が高い分、「読み手のストレスが一番少ない状態」を目指したページ構成になるよう心がけています。そのため、ページを作る際は何を、誰に、どれくらいの頻度で、どのようなアクション（見る/編集）を取ってもらうページなのか定義してから作るようにしています。

• 情報を載せることに徹底的にこだわる

リンク機能やリンクドデータベースのメリットを最大限に享受したり、検索のレバレッジを最大化するため、情報をNotionに集約し、データベース化することを意識しています。

• 頑張りすぎないこと

Notionに情報をまとめることは、時間がかかり、見た目にこだわりすぎると、時間だけかかり本来のタスクは何も進まないことも。Notionはあくまでも情報をまとめるための「手段」なので、手段と目的が入れ替わらないように心がけています。

インタラクティブセッション

Q1. Notionに入ってから感じたカルチャーを教えてください。

西さん：皆さんも想像できると思うんですけど、アトリエみたいな感じです。バリューの一つとしてQuality with speedというものを掲げておりまして、Quantity（量）ではなく質を大事にしている文化だと思います。

Q2. Notionのここがスキ！

近藤さん：奥深さを感じられる職人意識が好きです。触ってると喋りかけてくるように感じるんですよね。俺をこういう風に使ってくれという感覚。自然とそうなるぐらい直感的なUI/UXになっているのかと思います。

齋藤さん：僕はもう言い尽くしたんですが、データベース化のところとごっこ遊びができるというところです。

スワンさん：フレキシビリティーから無印良品に近い感じがします。機能性と美的な部分を兼ね備えつつ、一箇所に収めた時にバランスが取れてるところが愛です。

編集部より

最後までお読みいただきありがとうございます。

以上、Notion meetup powered by ReDesignerのイベントレポートでした。

Notionが目指しているところ、個人や組織におけるNotionの活用術についてお話していただきました。

リモートワークが一般的になってきた今、保有している情報を活用するためにデータベース化することが重要になってきています。データを集めることで次第に情報がナレッジ化される。多様な情報を整理し構造化・活用する方にとってNotionはぴったりのツールなのではないでしょうか。

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